Ausgelagerte Lohnabrechnung

Wenn Dein Unternehmen sich entscheidet, die Lohn Abrechnung auszulagern, bedeutet dies, dass der gesamte Prozess der Berechnung und Verwaltung von Löhnen und Gehältern an einen externen Dienstleister oder eine externe Dienstleisterin übergeben wird. Statt diese komplexe Aufgabe intern durchzuführen, beauftragst Du Spezialist:innen – das können Steuerberatungs Kanzleien oder darauf spezialisierte Payroll Service Anbieter sein – die diese Verantwortung übernehmen. Ziel ist es, interne Ressourcen freizusetzen, die Genauigkeit zu erhöhen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Du lieferst die notwendigen Daten (wie Arbeitszeiten, neue Mitarbeiter:innen Daten, Gehaltsänderungen), und der externe Partner oder die Partnerin kümmert sich um den Rest, von der Berechnung bis oft hin zur Erstellung der Zahlungsaufträge und der erforderlichen Meldungen an Behörden.

Das Auslagern der Lohn Abrechnung bietet eine Reihe von Vorteilen, die es für viele Unternehmen attraktiv machen:

• Zeitersparnis: Deine Mitarbeiter:innen in der Personal oder Finanzabteilung werden von zeitintensiven Routineaufgaben entlastet und können sich auf strategischere Tätigkeiten oder ihr Kern Geschäft konzentrieren.
• Kostenreduktion: Gerade für kleinere oder mittlere Unternehmen können die Kosten für spezialisiertes Personal, teure Softwarelizenzen und ständige Weiterbildungen höher sein als die Gebühren für einen externen Dienstleister.
• Fehlerreduktion und Compliance: Externe Anbieter:innen sind Expert:innen auf diesem Gebiet. Sie kennen die sich ständig ändernden gesetzlichen Vorschriften im Steuer und Sozial Versicherungs Recht (aktuell, Stand 16. April 2025) und minimieren das Risiko kostspieliger Fehler und Nachzahlungen.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Dein Unternehmen kann seine Energie und Ressourcen auf das lenken, was es am besten kann – seine eigentlichen Produkte oder Dienstleistungen.
• Zugang zu Expertise: Du profitierst vom Fachwissen der Spezialist:innen, auch bei komplexen Sachverhalten wie Kurzarbeit, internationalen Mitarbeiter:innen oder branchenspezifischen Regelungen.
• Datensicherheit: Seriöse Dienstleister:innen verfügen über professionelle Systeme und Prozesse zum Schutz sensibler Mitarbeiter:innen Daten gemäß der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO).
• Skalierbarkeit: Das Hinzufügen oder Reduzieren von Mitarbeiter:innen ist oft einfacher zu handhaben, da der Dienstleister seine Kapazitäten anpassen kann.

Allerdings gibt es auch Aspekte, die Du bedenken solltest, bevor Du Dich für das Outsourcing entscheidest. Ein potenzieller Nachteil ist der gefühlte Kontrollverlust über einen sensiblen Prozess und der nicht immer unmittelbare Zugriff auf alle Daten. Du begibst Dich in eine Abhängigkeit vom gewählten Dienstleister oder von der Dienstleisterin und dessen Zuverlässigkeit. Die Kosten sind zwar oft niedriger als bei einer Inhouse Lösung, müssen aber genau kalkuliert und den Vorteilen gegenübergestellt werden. Der Datenschutz bleibt ein kritisches Thema; die Auswahl eines vertrauenswürdigen Partners oder einer Partnerin mit nachweislich hohen Sicherheitsstandards ist unerlässlich. Zudem erfordert die Zusammenarbeit einen gut definierten Kommunikationsprozess, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig und korrekt übermittelt werden. Unter Umständen kann die Flexibilität bei sehr individuellen oder kurzfristigen Anforderungen geringer sein als bei einer internen Abwicklung.

Typische Dienstleistungen umfassen die monatliche Berechnung der Löhne und Gehälter, die Ermittlung aller Abzüge, die Berücksichtigung von Boni und Benefits, die Erstellung der Lohnscheine für die Mitarbeiter:innen, die Durchführung der Sozial Versicherungs Meldungen und Lohnsteuer Anmeldungen sowie oft auch die Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Besonders für Klein und Mittelbetriebe (KMU), die keine eigene spezialisierte Personalabteilung haben, ist das Auslagern oft eine sehr sinnvolle Lösung. Aber auch größere Unternehmen nutzen Outsourcing zur Effizienzsteigerung. Wichtig ist die sorgfältige Auswahl des Partners oder der Partnerin. Selbst wenn die Abrechnung ausgelagert ist, müssen Informationen über genutzte Benefits – wie beispielsweise vielfältige Angebote über Plattformen wie HelloBonnie – korrekt an den Dienstleister oder die Dienstleisterin übermittelt werden, damit diese auf der Lohn Abrechnung Deiner Mitarbeiter:innen korrekt als Zuschuss oder Sachbezug erscheinen.