Lohnabrechnung

Die Erstellung der Entgeltabrechnung, oft als Lohn Abrechnung oder Gehalts Abrechnung bezeichnet, ist ein fundamentaler Prozess in jedem Unternehmen und eine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber:innen in Deutschland. Gemäß § 108 der Gewerbeordnung (GewO) hast Du als Arbeitnehmer:in Anspruch auf eine nachvollziehbare Abrechnung Deines Arbeitsentgelts in Textform. Dieses Dokument dient nicht nur als Beleg für die erfolgte Zahlung, sondern es schlüsselt detailliert auf, wie sich Dein Verdienst zusammensetzt – vom Bruttogehalt bis zum finalen Auszahlungs Betrag. Es unterscheidet dabei zwischen Lohn (oft variabel, z. B. Stundenlohn) und Gehalt (meist ein fester Monatsbetrag), auch wenn die Struktur der Abrechnung sehr ähnlich ist. Diese Aufstellung ist essenziell für Deine Unterlagen, sei es als Einkommensnachweis oder zur Überprüfung der Korrektheit aller Berechnungen und Abzüge.

Eine korrekte Entgeltabrechnung enthält eine Vielzahl von Informationen, die für Transparenz sorgen. Zu den wichtigsten Bestandteilen gehören typischerweise:

• Stammdaten: Name und Anschrift von Dir und Deinem Arbeitgeber oder Deiner Arbeitgeberin, Dein Geburtsdatum, Deine Steuer Identifikations Nummer, Deine Sozial Versicherungs Nummer, Deine Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Religionszugehörigkeit (für die Kirchensteuer).
• Abrechnungszeitraum: Der Monat oder die Periode, für die die Abrechnung gilt.
• Brutto Bezüge: Dein vertraglich vereinbartes Grundgehalt oder Dein Grundlohn, eventuelle variable Bestandteile wie Überstundenvergütungen, Prämien, Provisionen, Urlaubs und Weihnachtsgeld sowie Sachbezüge (z. B. Firmenwagen) oder vermögenswirksame Leistungen (VL). Auch Zuschüsse zu Benefits wie einer betrieblichen Altersvorsorge können hier aufgeführt sein.
• Gesetzliche Abzüge (Steuern): Die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag (sofern für Dich noch relevant) und die Kirchensteuer werden hier basierend auf Deiner Steuerklasse abgezogen.
• Gesetzliche Abzüge (Sozial Versicherungs Beiträge): Dein Anteil an den Beiträgen zur Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung. Die Abrechnung weist oft auch den Anteil des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin separat aus.
• Netto Verdienst: Der Betrag, der nach Abzug aller Steuern und Deines Anteils an den Sozial Versicherungs Beiträgen vom Brutto Gehalt übrig bleibt.
• Sonstige Be- und Abzüge: Eventuelle weitere Posten wie Vorschüsse, Pfändungen, Eigenanteile (z. B. für Kantinenessen) oder auch Erstattungen (z. B. Reisekosten) können hier erscheinen.
• Auszahlungs Betrag: Der endgültige Betrag, der auf Dein Konto überwiesen wird (Netto Verdienst angepasst um sonstige Be und Abzüge).
• Kumulierte Werte: Oft werden auch Jahressummen der wichtigsten Werte aufgeführt.

Die Bedeutung einer pünktlichen und fehlerfreien Abrechnung ist für beide Seiten hoch. Für Dich als Mitarbeiter:in schafft sie Vertrauen und finanzielle Planungssicherheit. Sie ist ein wichtiger Nachweis für Behörden, Banken oder Vermieter:innen und dient als Grundlage für Deine Steuererklärung und spätere Rentenansprüche. Fehler können zu Unmut und zeitaufwendigen Korrekturen führen. Für Arbeitgeber:innen ist die korrekte Abrechnung nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch essenziell für eine ordnungsgemäße Buchführung und die Vermeidung von Problemen bei Prüfungen durch das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger. Sie ist ein Aushängeschild für die Professionalität des Unternehmens.

Die Erstellung der Abrechnungen erfolgt meist monatlich durch die Personalabteilung oder wird an externe Dienstleister:innen wie Steuerberatungsbüros oder spezialisierte Lohnbüros ausgelagert. Der Prozess erfordert sorgfältiges Management der Mitarbeiterstammdaten, die Erfassung aller variablen Entgeltbestandteile und die korrekte Anwendung der jeweils gültigen gesetzlichen Vorgaben – diese können sich ändern, daher spiegelt jede Abrechnung den rechtlichen Stand des jeweiligen Monats wider (Stand heute, 16. April 2025). Moderne Softwarelösungen unterstützen dabei maßgeblich. Auch die korrekte Abbildung von Mitarbeiter Benefits, wie sie beispielsweise über Plattformen wie HelloBonnie angeboten werden, ist wichtig. Nur so ist sichergestellt, dass steuerfreie Zuschüsse oder Sachbezüge korrekt deklariert und abgerechnet werden und auf Deiner persönlichen Abrechnung nachvollziehbar erscheinen.