Payroll

Payroll ist der englische Begriff für den gesamten Aufgabenbereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, oft auch als Entgeltabrechnung bezeichnet. Es ist eine fundamentale Funktion in jedem Unternehmen, die sicherstellt, dass alle Mitarbeiter:innen ihr korrektes Arbeitsentgelt pünktlich erhalten. Doch Payroll umfasst weit mehr als nur die reine Überweisung des Nettogehalts. Es ist ein komplexer Prozess, der die Erfassung relevanter Daten, die Berechnung sämtlicher Gehaltsbestandteile, die Berücksichtigung gesetzlicher Abzüge und die Erfüllung zahlreicher Melde- und Dokumentationspflichten beinhaltet. Eine fehlerfreie und effiziente Payroll Abteilung oder ein entsprechender Dienstleister ist entscheidend für die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und die Einhaltung rechtlicher Vorschriften.

Die Kernaufgaben der Payroll sind vielfältig und erfordern großes Know how sowie Sorgfalt. Zu den wichtigsten Tätigkeiten gehören:

• Pflege der Personalstammdaten: Verwaltung aller abrechnungsrelevanten Daten wie Steuerklasse, Krankenkasse, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung etc.
• Erfassung variabler Daten: Verarbeitung von Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstagen, Provisionen etc.
• Bruttoentgeltberechnung: Ermittlung des Gesamtverdienstes inklusive aller Zulagen, Boni und Sonderzahlungen.
• Berechnung gesetzlicher Abzüge: Korrekte Ermittlung und Einbehaltung von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer sowie der Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung).
• Berücksichtigung von Sachbezügen und geldwerten Vorteilen: Korrekte Bewertung und steuerliche Behandlung von Firmenwagen, Gutscheinen oder anderen Benefits.
• Verarbeitung sonstiger Abzüge: Berücksichtigung von Beiträgen zur betrieblichen Altersvorsorge (z.B. durch Entgeltumwandlung), Pfändungen oder Vorschüssen.
• Nettoentgeltberechnung: Ermittlung des Auszahlungsbetrags nach Abzug aller Steuern und Beiträge.
• Erstellung der Entgeltabrechnung: Ausfertigung des Lohn- oder Gehaltszettels für jede:n Mitarbeiter:in.
• Zahlungsabwicklung: Pünktliche Ausführung der Überweisungen.
• Berechnung und Abführung der Arbeitgeberanteile: Ermittlung und Zahlung der Lohnnebenkosten (Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen etc.).
• Meldewesen: Erstellung und fristgerechte Übermittlung aller erforderlichen Meldungen an Finanzämter, Krankenkassen und andere Institutionen.

Eine funktionierende Payroll ist das Rückgrat der Beziehung zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in, wenn es um die Vergütung geht. Fehler oder Verspätungen können schnell zu Unmut und Vertrauensverlust führen. Gleichzeitig ist die Einhaltung der komplexen und sich ständig ändernden gesetzlichen Vorgaben im Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht unerlässlich, um hohe Strafen und Nachzahlungen zu vermeiden. Moderne Payroll Prozesse werden heute maßgeblich durch spezialisierte Software unterstützt, die viele Berechnungen automatisiert und die elektronische Kommunikation mit Behörden ermöglicht. Unternehmen können die Payroll intern durch die Personal- oder Finanzabteilung abwickeln oder diese Aufgaben an externe Dienstleister wie Steuerberatungsgesellschaften oder Payroll Services auslagern.

Die Verbindung zwischen Payroll und Mitarbeiter:innen Benefits ist sehr eng. Viele Benefits, wie zum Beispiel die Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, steuerfreie Sachbezüge (wie der 50 Euro Gutschein), pauschalversteuerte Zuwendungen oder auch der ÖPNV-Zuschuss, müssen in der Payroll korrekt erfasst, bewertet und steuerlich bzw. sozialversicherungsrechtlich behandelt werden. Die Payroll stellt sicher, dass diese Vorteile korrekt abgerechnet werden und der Nettoeffekt für Dich als Mitarbeiter:in stimmt. Plattformen wie HelloBonnie, die flexible Benefit Lösungen anbieten, benötigen daher eine gute Schnittstelle oder einen klaren Prozess zur Interaktion mit dem Payroll System des Unternehmens, um eine reibungslose und gesetzeskonforme Abwicklung der vielfältigen Zusatzleistungen zu gewährleisten.