Der steuerfreie Verpflegungszuschuss ermöglicht Arbeitgeber:innen, ihren Mitarbeitenden an Arbeitstagen bis zu 7,50 € für hochwertige Mahlzeiten zu gewähren (Sachbezugswert 4,40 € plus Eigenanteil) und dabei Lohnsteuer und Sozialabgaben zu sparen (pauschale Versteuerung nach LStR R.8.1 Abs. 7). Dies steigert Zufriedenheit, Produktivität und Mitarbeiterbindung, während Unternehmen ihr Employer Branding stärken und Lohnnebenkosten senken. Der Artikel erläutert rechtliche Grundlagen, praktische Umsetzung und konkrete Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende.
Vorteile für Dein Unternehmen
1. Kosteneffizienz durch pauschale Versteuerung
Der Verpflegungszuschuss lässt sich pauschal mit nur 25 % Lohnsteuer nach LStR R.8.1 Abs. 7 abrechnen, wodurch weder auf Arbeitgeber- noch auf Arbeitnehmerseite Sozialabgaben fällig werden. Dadurch sparst Du im Vergleich zu einer klassischen Gehaltserhöhung spürbar Lohnnebenkosten und kannst Dein Budget gezielter für Mitarbeitenden-Benefits einsetzen.
2. Steigerung von Produktivität und Leistungsfähigkeit
Gut versorgte Mitarbeitende sind nachgewiesenermaßen aufmerksamer und belastbarer: Eine warme Mahlzeit stärkt kurzfristig die Konzentration und beugt Leistungstiefs vor. Indem Du täglich bis zu 7,50 € für hochwertige Mittags- und Abendessen zur Verfügung stellst, reduzierst Du Essenspausen-Stress und sorgst dafür, dass Dein Team energievoll in die zweite Tageshälfte startet.
3. Modernes Employer Branding
In Zeiten flexibler Arbeitsmodelle und zunehmendem Fachkräftemangel zählt jeder Vorteil, um Talente zu gewinnen und zu halten. Ein flexibler Essenszuschuss, der in Restaurants, Cafés oder über Lieferservices einsetzbar ist, zeigt, dass Dein Unternehmen auf individuelle Bedürfnisse eingeht. Das hebt Dein Arbeitgeberimage deutlich von Wettbewerbern ab und wirkt besonders attraktiv auf junge Fachkräfte und mobile Mitarbeitende.
4. Einfache Administration dank digitaler Lösungen
Durch den Einsatz von Apps oder Essensgutscheinen lässt sich der Zuschuss vollautomatisch verwalten: Guthaben werden elektronisch aufgeladen, Ausgaben in Echtzeit erfasst und Belege digital eingereicht. Das entlastet Deine Personalabteilung von aufwändiger Papierarbeit und ermöglicht Dir, Ausgaben und Nutzung transparent nachzuverfolgen.
Vorteile für Deine Mitarbeitenden
1. Größere Auswahl und Flexibilität
Mit dem Essenszuschuss sind Deine Mitarbeitenden nicht mehr an die Kantine gebunden: Sie können selbst entscheiden, ob sie im Lieblingsbistro, Bio-Restaurant oder per App im Homeoffice bestellen. Das fördert die Zufriedenheit, weil jeder seine individuellen Essensvorlieben ausleben kann.
2. Entlastung im Alltag
Die Übernahme von Verpflegungskosten reduziert den finanziellen Druck im Alltag merklich – gerade in Zeiten steigender Lebensmittelpreise. Mitarbeitende wissen den Zuschuss täglich zu schätzen, weil er unmittelbar den Nettoverdienst erhöht und ihnen spürbar mehr Budget für ihr Mittagessen schenkt.
3. Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden
Ein strukturierter Mittagspausen-Rhythmus mit hochwertigen Mahlzeiten fördert nicht nur das körperliche Wohlbefinden, sondern wirkt sich positiv auf die mentale Gesundheit aus. Regelmäßiges, ausgewogenes Essen kann Stress reduzieren und hilft, Ausbrüche von Leistungstiefs vorzubeugen.
4. Gemeinschaft und Teamspirit
Wenn Mitarbeitende gemeinsam entscheiden, in welches Restaurant sie gehen, oder sich über neue Lieferoptionen austauschen, entsteht zusätzliche soziale Interaktion. Diese informellen Treffen stärken den Teamzusammenhalt, fördern den internen Wissenstransfer und sorgen dafür, dass sich alle im Unternehmen stärker verbunden fühlen.
Rechtliche Rahmenbedingungen
- Lohnsteuerrichtlinien R.8.1 Abs. 7: Regelt die pauschale Versteuerung von Mahlzeitenzuschüssen bis 7,50 € pro Tag für Mittag- und Abendessen.
- Sachbezugswert (§ 8 Abs. 2 S. 6 EStG): Ab 2025 beträgt der amtliche Wert für ein Mittag- oder Abendessen 4,40 €; Arbeitgeber können den Zuschuss bis zur Differenz zum tatsächlichen Essenspreis erhöhen.
- Zusatzleistung: Der Zuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt und sauber dokumentiert werden, um die Steuerfreiheit sicherzustellen.
Was kann mit dem Verpflegungszuschuss finanziert werden?
- Restaurant- und Kantinenbesuche ebenso wie Imbiss- und Bäckereibestreichungen.
- Lebensmitteleinkäufe für sofort verzehrbare Gerichte und Ready-to-eat-Mahlzeiten im Supermarkt.
- Digitale Verzehrgutscheine und Essens-Apps, die im Homeoffice oder unterwegs genutzt werden können.
So führst Du den Verpflegungszuschuss ein
- Bedarfsanalyse: Ermittele in einer kurzen Umfrage Essensgewohnheiten und Wünsche Deines Teams.
- Richtlinien festlegen: Lege Höhe (7,50 €/Tag), Nutzungsbedingungen und Nachweispflichten fest.
- Kommunikation: Erkläre in einer FAQ oder einem Intranet-Beitrag steuerliche Grundlagen und Einlöseprozesse.
- Digitale Umsetzung: Wähle eine Benefit-Plattform oder App (z. B. HelloBonnie), um Essensguthaben automatisiert zu verteilen.
- Monitoring: Sammle Feedback und Auswertungsdaten zu Nutzung, Ausgaben und Zufriedenheit, um das Angebot zu optimieren.
Ausblick: Mehr Genuss, mehr Erfolg
Der Verpflegungszuschuss ist ein bewährter Hebel, um Mitarbeitende zu fördern, Kosten zu optimieren und das Employer Branding zu stärken. Gerade in Zeiten flexibler Arbeitsmodelle und Homeoffice bietet er eine moderne Alternative zur klassischen Kantine und sichert Deinem Unternehmen langfristig motivierte, gesunde und loyale Teams.
